Saat melakukan transaksi seperti pembelanjaan atau pembelian, biasanya Anda akan menerima dokumen yang berisi rincian pembayaran, yang disebut sebagai faktur atau invoice. Invoice ini berfungsi sebagai alat penagihan yang menunjukkan bahwa telah terjadi transaksi antara pembeli dan penjual, baik dalam bentuk barang maupun jasa.
Dalam invoice ini tercantum informasi tentang total biaya transaksi, tanggal transaksi, dan metode pembayaran yang digunakan. Untuk lebih memahami konsep invoice, mari kita bahas lebih lanjut tentang apa itu invoice serta berikan beberapa contoh untuk pembayaran barang dan jasa.
Apa Itu Faktur atau Invoice?
Faktur atau invoice adalah dokumen penting yang menunjukkan adanya transaksi antara pembeli dan penjual. Transaksi tersebut dapat berupa penjualan barang, jasa, tagihan kredit, dan lain-lain. Invoice dapat berbentuk kertas fisik atau dokumen digital seperti gambar atau file PDF. Biasanya, invoice dicetak dalam beberapa salinan agar pembeli dan penjual memiliki salinan yang sama.
Dalam sebuah invoice, terdapat rincian penagihan, termasuk jumlah pembelian, tanggal transaksi, jenis barang atau jasa yang dibeli, dan metode pembayaran yang digunakan. Informasi penagihan ini diberikan kepada pembeli setelah mereka menyelesaikan pesanan mereka. Selain itu, invoice juga mencantumkan informasi kontak penjual atau perusahaan, sehingga jika terjadi kesalahan atau pertanyaan, pembeli dapat menghubungi penjual atau perusahaan tersebut.
Selain sebagai bukti transaksi yang resmi, invoice juga digunakan untuk memenuhi kewajiban pembayaran pajak. Setiap invoice biasanya memiliki nomor seri yang berbeda, sehingga memudahkan dalam pengarsipan dan identifikasi transaksi di masa depan.
Penting untuk diingat bahwa invoice berbeda dari nota atau kwitansi pembayaran dalam hal waktu dan tujuan penerbitannya. Invoice diterbitkan sebelum pembayaran oleh pembeli, sedangkan nota atau kwitansi diterbitkan setelah pembayaran diselesaikan.
Baca: Pajak Restoran Berapa Persen? Begini Perhitungannya!
Contoh Invoice Tagihan Pembayaran untuk Jasa dan Barang
Beberapa elemen penting yang harus ada dalam sebuah invoice untuk memberikan informasi yang lebih rinci termasuk nomor invoice, tanggal penerbitan, pihak-pihak yang terlibat dalam transaksi, jumlah pajak, tenggat waktu pembayaran, metode pembayaran, serta diskon dan syarat pembayaran (jika ada).
Berikut beberapa contoh invoice tagihan pembayaran untuk jasa dan barang:
1. Contoh Faktur Sederhana
Jika Anda ingin membuat faktur secara sederhana, Anda tidak perlu mencantumkan logo perusahaan. Cukup menyertakan informasi tertulis sesuai dengan elemen-elemen yang diperlukan dalam rincian tagihan, dan buatlah tabel untuk rincian pembayaran atau pembelian.
2. Contoh Invoice Tagihan
Pada contoh invoice tagihan di bawah, jumlah tagihan adalah 500 dolar Singapura dengan tanggal jatuh tempo pada 11 Februari 2013. Informasi tagihan ini sangat lengkap, termasuk jumlah pajak, catatan khusus, dan pihak yang menerbitkannya. Saat Anda menerbitkan invoice penagihan, pastikan untuk mencantumkan rincian tagihan yang lengkap, termasuk jumlah pajak.
3. Contoh Invoice Jasa
Contoh lainnya adalah invoice yang diterbitkan oleh penyedia jasa pembuatan website kepada kliennya (Karang Taruna Desa Sendangsari). Invoice ini mencantumkan barang dan jasa yang dipesan oleh klien, beserta jumlah dan total harga pembelian jasanya. Selain itu, informasi rekening bank penyedia jasa juga tercantum.
4. Contoh Invoice Pembayaran
Ini adalah informasi pembayaran mengenai jumlah produk yang dibeli di sebuah toko buku. Meskipun sederhana, invoice ini mencantumkan nomor order untuk pengarsipan toko. Informasi kontak toko juga tercantum untuk komunikasi jika terjadi kesalahan dalam pembelian atau pembayaran.
5. Contoh Invoice Penjualan
Contoh di bawah adalah invoice penjualan dari sebuah Unit Dagang (UD). Meskipun sederhana tanpa logo toko, invoice ini mencantumkan informasi penjualan yang lengkap, termasuk nomor invoice, informasi pengiriman, pembayaran, tanda tangan pihak-pihak yang terlibat, serta rincian barang.
6. Contoh Invoice Jasa Perorangan
Faktur jasa perorangan biasanya diterbitkan oleh individu kepada perusahaan yang menggunakan jasanya. Contohnya adalah ketika perusahaan mempekerjakan seorang freelancer untuk proyek seperti penulisan, desain grafis, atau pembuatan website.
Sumber gambar: paper.id
7. Contoh Invoice Pembelian/Pembelanjaan Barang
Contoh invoice pembelian barang di atas biasanya digunakan oleh toko-toko yang menjual produk tertentu, seperti produk fashion. Invoice ini diterbitkan setelah pembeli menyelesaikan pesanannya dan harus dibayar segera (tanpa tanggal jatuh tempo).
Sumber gambar: Contohsurat
Macam-Macam Invoice dan Kegunaannya
Selain sebagai alat penagihan, faktur memiliki berbagai jenis dan kegunaan:
- Invoice Proforma: Dokumen ini memberikan pernyataan kesepakatan harga kepada pembeli, bukan untuk penagihan. Ini memberitahu pembeli kapan mereka harus membayar.
- Invoice Komersial: Digunakan dalam ekspor barang atau jasa dan digunakan dalam deklarasi komersial.
- Invoice Kolektif: Digunakan oleh perusahaan yang mengerjakan proyek kecil untuk klien, menggabungkan beberapa faktur menjadi satu.
- Invoice Interim: Efisien untuk proyek besar dengan pembayaran per termin, memungkinkan penagihan berdasarkan progres proyek.
- Invoice Berulang: Diterbitkan berkala tanpa batas waktu, biasanya untuk layanan langganan.
- Invoice Penahanan: Pembayaran di muka yang dipotong dari pembayaran akhir setelah proyek selesai atau pengiriman dilakukan.
- Nota Kredit: Digunakan untuk mengembalikan uang kepada konsumen atau memberikan diskon, juga digunakan saat ada kesalahan atau pengembalian barang.
Itu adalah informasi tentang invoice dan contoh tagihan pembayarannya untuk barang dan jasa. Dalam bisnis, faktur ini sangat penting untuk mencegah konflik di masa depan. Jika Anda terlibat dalam transaksi dengan jumlah besar, disarankan untuk menambahkan meterai untuk memberikan kekuatan hukum pada faktur tersebut.
Anda juga memiliki opsi untuk memanfaatkan fitur gratis yang disediakan oleh aplikasi Opaper untuk membuat faktur dengan cepat dan praktis. Dengan Opaper App, Anda dapat mengakses template Excel gratis untuk invoice coffee shop.
Dengan menggunakan template ini, Anda dapat membuat catatan faktur yang lebih terstruktur dan rapi. Hal ini akan membantu Anda dalam mengelola keuangan dengan lebih efisien dan memberikan pelayanan yang lebih baik kepada pelanggan Anda di coffee shop Anda. Dengan Opaper, Anda dapat dengan mudah mengatur dan mencatat semua transaksi keuangan Anda, sehingga Anda dapat fokus pada pertumbuhan bisnis Anda.
