Integrasi sistem POS dengan berbagai aplikasi dan perangkat lainnya membawa banyak manfaat bagi bisnis. Mulai dari efisiensi operasional, akurasi data, hingga meningkatkan pengalaman pelanggan.
Dengan melakukan integrasi, kamu tidak hanya mengotomatiskan proses bisnis, tetapi juga mendapatkan data yang lebih komprehensif untuk membuat keputusan bisnis yang lebih baik.
Lihat apa saja yang bisa diintegrasikan ke dalam sebuah sistem point of sale!
Apa itu Integrasi POS?
Integrasi POS adalah proses untuk menghubungkan sistem Point of Sale (POS) yang sudah kamu miliki dengan sistem atau aplikasi lain yang digunakan dalam bisnis. Tujuannya adalah untuk menciptakan alur kerja yang lebih efisien, mengotomatiskan tugas-tugas, dan memberikan akses ke data yang lebih komprehensif.
Mengapa Penting untuk melakukan Integrasi POS dengan Aplikasi atau Piranti lain?
- Efisiensi: Mengurangi tugas manual dan kesalahan input data.
- Akurasi data: Data yang terintegrasi akan lebih akurat dan konsisten.
- Visibilitas bisnis: Mendapatkan gambaran menyeluruh tentang kinerja bisnis.
- Pengambilan keputusan: Membantu dalam membuat keputusan bisnis yang lebih baik berdasarkan data yang akurat.
Hal-hal tersebut tentu saja nantinya akan bermuara pada meningkatnya efektivitas dan revenue bisnis kulinermu.
Aplikasi Perangkat Lunak (Software) yang Bisa Terintegrasi dengan Point of Sale
1. Akuntansi dan Pembukuan
Sebuah sistem POS bisa diintegrasikan dengan software akuntansi seperti Jurnal.id. Integrasi ini merupakan hal yang sangat umum dilakukan oleh banyak bisnis, terutama bisnis kuliner atau ritel, untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam pengelolaan keuangan.
Konsep Integrasi POS dan Piranti Lunak Akuntansi
Konsep dasarnya adalah menghubungkan kedua sistem tersebut sehingga data transaksi yang terjadi di POS dapat secara otomatis tercatat dalam sistem akuntansi. Misalnya, ketika ada penjualan di kasir, data penjualan tersebut akan langsung terkirim ke Jurnal.id dan tercatat sebagai sebuah transaksi penjualan.
Bagaimana Proses Integrasi Berjalan?
Proses integrasi biasanya melibatkan pengaturan koneksi antara kedua sistem. Ini bisa dilakukan melalui API (Application Programming Interface) atau format file tertentu. Setelah terhubung, data transaksi dari POS akan secara otomatis disinkronkan ke Jurnal.id.
Untuk lebih detailnya baca tentang manfaat dan langkah pengintegrasian point of sale dengan Jurnal.id disini.
2. Pengiriman atau Food Delivery Partner
Sebuah aplikasi kasir modern atau POS dapat diintegrasikan dengan sistem layanan pengiriman seperti Grab, GoSend, Borzo, atau Paxel. Integrasi ini sangat bermanfaat bagi bisnis yang sering melakukan pengiriman pesanan, terutama bisnis kuliner dan e-commerce.
Bagaimana Cara Kerja Pengintegrasiannya?
Secara umum, proses integrasi POS dengan layanan pengiriman melibatkan beberapa langkah berikut:
Pilihan Metode Integrasi:
API: Metode yang paling umum digunakan, di mana sistem POS akan terhubung langsung ke API layanan pengiriman. Ini memungkinkan data pesanan dari POS dikirim secara otomatis ke platform pengiriman.
Marketplace: Beberapa platform pengiriman memiliki marketplace yang memungkinkan kamu mengelola pesanan dari berbagai sumber, termasuk POS.
Sinkronisasi Data:
Detail Pesanan: Data seperti nama penerima, alamat pengiriman, nomor telepon, dan rincian barang akan secara otomatis dikirim dari POS ke platform pengiriman.
Status Pesanan: Perubahan status pesanan, seperti "pesanan diterima", "dalam pengiriman", atau "sudah diterima", akan diperbarui secara real-time di kedua sistem.
Pembuatan Label Pengiriman:
Sistem POS akan secara otomatis membuat label pengiriman yang kemudian dapat dicetak atau dikirimkan secara digital ke kurir.
Pelacakan Pesanan:
Status pengiriman dapat dilacak secara real-time melalui platform point of sale yang terintegrasi. Pelanggan juga dapat melacak pesanan mereka melalui link pelacakan yang disediakan.
3. Pembayaran Online atau Cashless Payment
Aplikasi point of sale (POS) juga sangat bisa diintegrasikan dengan berbagai metode pembayaran online seperti bank transfer, kartu kredit, dan e-wallet. Ini memungkinkan pelanggan kamu memiliki lebih banyak pilihan pembayaran yang aman, nyaman dan fleksibel.
Cara pengintegrasian pembayaran online ke dalam sistem POS biasanya melibatkan kerjasama dengan penyedia layanan pembayaran (payment gateway).
Penyedia layanan pembayaran ini akan menyediakan API (Application Programming Interface) yang memungkinkan sistem POS kamu terhubung dengan berbagai metode pembayaran.
Prosesnya secara umum adalah sebagai berikut
Pilihan Penyedia Layanan Pembayaran: kamu perlu memilih penyedia layanan pembayaran yang sesuai dengan kebutuhan bisnismu. Beberapa penyedia layanan pembayaran populer di Indonesia antara lain Midtrans, Xendit, dan DOKU.
Integrasi API: Tim teknis dari penyedia layanan pembayaran akan membantu kamu mengintegrasikan API mereka ke dalam sistem POS kamu.
Pengaturan Metode Pembayaran: kamu dapat memilih metode pembayaran mana saja yang ingin kamu tawarkan kepada pelanggan, seperti kartu kredit, debit, e-wallet, atau transfer bank.
Pengujian: Setelah integrasi selesai, kamu perlu melakukan pengujian untuk memastikan semua transaksi berjalan lancar.
Apakah Aman Melakukan Pembayaran Online Langsung di Aplikasi POS?
Pada umumnya sangat aman untuk melakukan pembayaran online langsung di aplikasi POS. Penyedia layanan pembayaran terkemuka telah menerapkan berbagai langkah keamanan untuk melindungi data transaksi, seperti:
Enkripsi data: Data pembayaran dienkripsi sehingga sulit untuk dibaca oleh pihak yang tidak berwenang.
Verifikasi identitas: Proses verifikasi identitas pelanggan dilakukan untuk mencegah penipuan.
Proteksi terhadap serangan cyber: Penyedia layanan pembayaran terus mengembangkan sistem keamanan mereka untuk melindungi dari berbagai jenis serangan cyber.
Baca lebih lanjut disini untuk mempelajari tentang keamanan sebuah sistem POS
4. Office Software
Kebanyakan sistem POS modern juga memungkinkan kamu untuk mengekspor data transaksi yang kompatibel dalam format Excel secara langsung.
Kamu bisa memilih periode waktu tertentu dan jenis data laporan yang ingin diekspor (misalnya, penjualan harian, penjualan per produk, atau laporan laba rugi).
Manfaat Mengunduh Data ke Excel:
Analisis Mendalam: Excel menyediakan berbagai fungsi dan fitur untuk melakukan analisis data yang kompleks, seperti membuat grafik, menghitung rata-rata, mencari tren, dan sebagainya.
Kustomisasi Laporan: Kamu bisa membuat laporan kustom sesuai dengan kebutuhan bisnismu.
Integrasi dengan Aplikasi Lain: kamu bisa dengan mudah mengintegrasikan data dari Excel dengan aplikasi lain seperti PowerPoint atau Word untuk membuat presentasi atau laporan.
Cadangan Data: Mengunduh data ke Excel juga berfungsi sebagai cadangan data transaksimu.
Hal-hal yang Perlu Dipertimbangkan:
Frekuensi Ekspor: Tentukan seberapa sering kamu perlu mengekspor data. Jika kamu membutuhkan data yang sangat up-to-date, kamu mungkin perlu melakukan ekspor secara harian atau bahkan lebih sering.
Keamanan Data: Pastikan data yang kamu ekspor aman dan tidak mudah diakses oleh orang yang tidak berwenang.
Kapasitas File: Jika data transaksi kamu sangat besar, file Excel yang dihasilkan mungkin juga sangat besar. Pertimbangkan untuk membagi data menjadi beberapa file yang lebih kecil atau menggunakan format file yang lebih efisien.
5. Komunikasi
Saat ini, sudah sangat lumrah bila sebuah sistem POS dapat diintegrasikan dengan platform komunikasi seperti WhatsApp atau SMS.
Integrasi ini memberikan banyak manfaat, terutama dalam hal komunikasi dengan pelanggan dan efisiensi operasional bisnis.
Mengapa Integrasi POS dengan WhatsApp atau SMS Penting?
Komunikasi yang lebih cepat dan personal: Pesan dapat langsung terkirim ke pelanggan, baik itu konfirmasi pesanan, update status pengiriman, atau promo terbaru.
Peningkatan engagement: Interaksi dengan pelanggan menjadi lebih mudah, memungkinkan kamu membangun hubungan yang lebih baik.
Efisiensi operasional: Mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk berkomunikasi dengan pelanggan secara manual.
Otomatisasi: Banyak proses komunikasi dapat diotomatisasi, seperti pengiriman notifikasi pesanan baru atau pengingat pembayaran.
Baca tentang manfaat pengintegrasian Opaper dengan WhatsApp disini.
Informasi apa saja yang bisa dibagikan melalui notifikasi WhatsApp atau SMS?
Konfirmasi pesanan: Ketika pelanggan melakukan pemesanan, sistem POS dapat secara otomatis mengirimkan pesan konfirmasi yang berisi detail pesanan, seperti nomor pesanan, daftar barang, dan total pembayaran.
Update status pengiriman: Pelanggan dapat terus memantau status pengiriman pesanan mereka melalui notifikasi yang dikirimkan secara berkala.
Promosi dan penawaran: Kamu dapat langsung mengirimkan informasi tentang promo terbaru, diskon, atau event yang sedang berlangsung.
Pengingat pembayaran: Untuk pelanggan yang melakukan pembayaran secara bertahap, sistem dapat mengirimkan pengingat pembayaran secara otomatis.
Ulasan dan feedback: Kamu dapat meminta pelanggan untuk memberikan ulasan atau feedback tentang menu atau layananmu.
Komunikasi internal: Notifikasi juga bisa digunakan untuk komunikasi internal, seperti pemberitahuan shift kerja, update stok barang, atau informasi penting lainnya.
Perangkat Keras (Hardware) yang bisa terkoneksi dengan Aplikasi POS
Sistem POS (Point of Sale) tidak hanya terdiri dari piranti lunak, tetapi juga perangkat keras yang saling terhubung untuk menjalankan fungsinya.
Berikut adalah beberapa perangkat keras yang umumnya menjadi bagian dari sistem POS:
1. Komputer, Tablet atau Smartphone
Berfungsi sebagai pusat kendali sistem POS, disini, software POS dijalankan dan semua data transaksi diproses.
Pertimbangan: Pilih perangkat dengan spesifikasi yang cukup untuk menjalankan software POS dengan lancar. Perangkat mobile seperti tablet juga semakin populer karena fleksibilitasnya.
2. Printer
Berfungsi mencetak struk pembelian, laporan penjualan, atau label barang, Ada berbagai jenis printer yang bisa digunakan, seperti printer thermal, printer dot matrix, atau printer laser.
Printer thermal umumnya lebih populer karena kertasnya tidak memerlukan tinta dan lebih cepat.
3. Standing Banner atau Table QR Code
Untuk sistem point of sale yang juga menyediakan menu/website online seperti Opaper, standing banner atau acrylic table yang berisi QR code juga wajib jadi perangkat keras bisnismu. QR code ini nantinya akan mengarahkan pelangganmu untuk melakukan pemesanan dan pembayaran langsung dari smartphone mereka masing-masing.
4. Cash Drawer
Fungsinya adalah sebagai tempat menyimpan uang tunai hasil transaksi. Biasanya terhubung dengan komputer POS dan akan terbuka secara otomatis saat transaksi selesai.
Kamu butuh point of sale yang terintegrasi dengan lengkap? Jadwalkan demo dengan tim Opaper untuk bis merasakan kemudahan yang akan diberikan oleh Opaper buat bisnis kamu.
