Jangan kecele, bisnis yang selalu untung tidak selalu menggambarkan bisnis yang memiliki keuangan yang sehat.
Kok bisa?
Sebab, walaupun bisnis tersebut meraup banyak keuntungan, namun bisa jadi pada kenyataannya memiliki sejumlah kebocoran anggaran biaya.
Boleh saja usaha lancar, pemasukan besar, tapi kalau pengeluaran banyak bocor sana-sini, tetap saja akan sulit bagi bisnis untuk berkembang.
Nah, supaya pengeluaran bisnis kamu terkendali, penting bagi pemilik bisnis untuk mengetahui cara membuat rencana anggaran biaya alias RAB. RAB ini untuk membantu kamu memastikan biaya yang dikeluarkan sudah sesuai dengan rencana yang dibuat.
Dokumen ini berfungsi sebagai acuan bagi pemilik usaha untuk menjalankan kegiatan usahanya, terutama dalam konteks pengeluaran atau biaya.
Sebab, bagaimanapun juga, pengeluaran bisnis adalah komponen vital yang sangat mempengaruhi pertumbuhan bisnis dalam jangka panjang.
Apa itu RAB?
RAB adalah istilah yang cukup sering digunakan dalam dunia bisnis maupun bidang lain yang membutuhkan pembiayaan.
Sebab, sebelum seorang pemilik usaha mulai menjalankan bisnisnya, RAB merupakan salah satu hal yang harus disiapkan terlebih dahulu.
Biasanya, RAB dibuat sebelum menjalankan bisnis yang membutuhkan pembiayaan, maka dari itu dokumen ini disebut sebagai rencana. Dokumen ini juga berkaitan dengan anggaran dan juga biaya.
Pemilik bisnis yang membutuhkan RAB, sering mempekerjakan estimator untuk menyusun RAB.
Dalam hal ini, estimator–sesuai dengan namanya–bertugas membuat estimasi kebutuhan bisnis sehingga rencana anggaran dan biayanya pun dapat dibuat.
Selain estimator, dalam perusahaan skala besar dengan bisnis yang kompleks, pihak lain yang juga berurusan dengan pembuatan RAB adalah Quantity Engineer (QE) maupun Quantity Surveyor (QS).
Tujuan dan Fungsi RAB
Salah satu fungsi utama dari RAB adalah memastikan operasional dapat dijalankan dengan terarah. Mengingat RAB bisa dimanfaatkan sebagai patokan atau pedoman dalam menjalankan kegiatan operasional bisnis.
Sering pula RAB disusun supaya pemilik bisnis bisa memiliki proyeksi atau estimasi modal yang perlu disiapkan dalam menjalankan bisnisnya.
Dokumen RAB memang mencakup perkiraan biaya yang harus dikeluarkan untuk memastikan keberhasilan dan keberlangsungan bisnis.
Dengan adanya RAB, pemilik bisnis bisa mengetahui besarnya modal yang perlu disiapkan guna memastikan operasional bisnis yang direncanakan sedari awal bisa dilakukan hingga selesai, dan tidak harus berhenti di tengah jalan karena misal modal yang disiapkan kurang atau sudah habis.
Selain sebagai acuan atau pedomen, fungsi RAB juga membantu kegiatan bisnis yang direncanakan tidak dijalankan secara sembarangan.
Sebab, di dalam RAB, sudah dibuat setiap biaya akan dirinci sesuai dengan kebutuhan.
Kalau dalam implementasinya didapati ada biaya di luar anggaran, pemilik bisnis bisa segera melakukan kontrol yang lebih cepat untuk mengidentifikasi seberapa urgen pengeluaran biaya tersebut berdasarkan pedoman awal yang sudah disepakati.
Ketika RAB sudah ditetapkan, pemilik bisnis maupun pihak lain yang terlibat tidak dapat dengan mudah mengganti pelaksanaan di lapangan sesuai keinginannya.
Jika operasional bisnis dijalankan sesuai RAB, pemilik bisnis tidak perlu waswasa saat menemui masalah-masalah di luar dugaan ketika mengelola operasional bisnis.
Manfaat Pembuatan RAB
Merujuk survey yang keluarkan Clutch, sebuah lembaga riset dan konsultan bisnis berbasis di Washington, Amerika Serikat, menyebutkan bahwa sebanyak 50% usaha kecil tidak memiliki anggaran bisnis alias RAB pada 2020.
Pemilik bisnis UMKM cenderung melakukan pengeluaran atau belanja bisnis sesuai dengan kebutuhan, spesifikasi, dan selera masing-masing.
Padahal, membuat RAB punya banyak manfaat untuk bisnis. RAB membantu pelaku usaha untuk lebih fokus. Sebab, dengan adanya RAB, setiap orang dalam perusahaan akan bekerja untuk mencapai satu tujuan yang sama.
Tanpa RAB, akan sulit bagi bisnis untuk mengetahui tantangan yang dihadapi dan mengatasinya dengan cepat sebelum kehabisan uang atau modal bisnis.
Jadi, kalau kamu termasuk pemilik bisnis, penting untuk membuat RAB dari sekarang. Tak perlu menunggu sampai bisnis menjadi besar.
Justru, RAB dapat menjadi senjata untuk membantumu mengembangkan bisnis lebih cepat.
Cara Membuat RAB
Berikut cara membuat rencana anggaran biaya usaha untuk bisnis.
1. Mengevaluasi pendapatan bisnis
Langkah pertama, evaluasi pendapatan bisnis kamu pada periode-periode sebelumnya. Lacak juga sumber dari pendapatan tersebut. Semakin lengkap data yang dimiliki, semakin baik pula perencanaan RAB bisnis nantinya.
Biar lebih bagus, usahakan rekap data pendapatan selama 12 bulan ke belakang agar lebih komprehensif. Dari data historis itu, cek berapa rata-rata pendapatan yang diperoleh tiap bulan dan dari mana saja datangnya.
Selanjutnya, lihat fluktuasi pendapatan. Bulan apa saja yang biasanya memberikan pendapatan paling besar? Adakah bulan-bulan tertentu pendapatan bisnis lebih kecil ketimabng biasanya? Dengan begitu, kamu jadi bisa menyesuaikan anggaran dengan lebih baik untuk memastikan tidak terjadi defisit di bulan-bulan tertentu.
Kalau masih awal memulai bisnis, komponen pendapatan bisa diganti dengan modal usaha. Ini akan menjadi patokan atau landasan dalam menentukan anggaran belanja ke depan.
2. Menghitung biaya tetap
Langkah selanjutnya adalah menghitung biaya tetap, yakni biaya rutin yang dikeluarkan untuk kegiatan operasional bisnis. Contoh biaya tetap, di antaranya:
- Sewa kantor,
- Pembayaran utang atau cicilan usaha,
- Gaji karyawan,
- Pajak,
- Depresiasi aset
- Tagihan rutin, seperti listrik, air, Internet, dan seterusnya.
Perlu diingat, setiap bisnis mempunyai kebutuhan berbeda-beda, jadi komponen biaya juga akan berbeda-beda antara bisnis yang satu dengan lainnya. Tentukan apa saja yang termasuk biaya tetap dalam bisnis kamu, dan jumlahkan semuanya. Lalu, kurangi estimasi pendapatan dengan total biaya.
3. Menghitung biaya variabel
Biaya variabel adalah biaya yang jumlahnya berubah-ubah, tergantung penggunaanya. Berikut contoh biaya variabel:
- Biaya produksi,
- Biaya marketing,
- Biaya perbaikan perlengkapan kantor,
- Perawatan mobil operasional, dan seterusnya.
Biaya variabel dapat kamu sesuaikan dalam RAB, tergantung estimasi pendapatan tiap bulan. Misal, kamu bisa memangkas biaya variabel di bulan-bulan yang cenderung sepi pembelian. Sebaliknya di bulan yang ramai pembeli, kami bisa meningkatkan biaya ini untuk meningkatkan penjualan.
4. Mengalokasikan dana darurat
Tak cuma dalam kehidupan personal, dalam bisnis pun, kita perlu menyisihkan dana darurat. Cara ini untuk memastikan arus kas tidak terganggu karena muncul biaya tak terduga. Makanya, penting bagi pemilik bisnis untuk memiliki dana darurat.
Misalnya, mesin produksi tiba-tiba rusak atau persediaan barang habis, kamu bisa memanfaatkan dana ini untuk mengatasi masalah dengan cepat. Dengan begitu, arus kas tetap aman, operasional bisnis pun tetap terjaga dan berjalan normal.
5. Periksa laporan laba-rugi
Langkah terakhir, kamu perlu memeriksa laporan laba rugi. Dari laporan ini, kamu bisa mengetahui apakah bisnis memberikan keuntungan atau justru malah boncos. Tiap pemilik bisnis tentunya berharap selalu cuan, tapi terkadang ada situasi dan kondisi tertentu yang mengakibatkan kerugian. Ini hal wajar dalam bisnis. Untung-rugi itu biasa.
Terpenting, kamu sebagai pemilik usaha bisa mengambil pelajaran dari setiap kerugian yang dialami. Pada laporan laba rugi, cek bagaimana pola belanja di periode-periode sebelumnya dan bandingkan dengan laporan laba rugi di periode tersebut.
Kalau surplus, bisnismu menerapkan pola belanja yang mirip atau lebih baik untuk RAB selanjutnya. Tapi, kalai defisit, maka pilihlah biaya-biaya yang bisa dipangkas untuk menghindari kerugian. Sesuaikan dengan tren pendapatan tiap bulan.
Dengan mengecek secara rutin histori laba-rugi tiap bulan, kamu jadi bisa menerapkan strategi keuangan yang lebih baik ke depan.
Itulah ulasan tentang tujuan, manfaat, dan cara membuat RAB. Membuat RAB memang gampang-gampang susah. Selain menuntut ketelitian tingkat tinggi, pembuatan dan perencanaan RAB juga memerlukan waktu yang tidak sedikit.
Tapi, kamu sebagai pemilik bisnis tidak perlu repot-repot lagi untuk membuat RAB. Kamu bisa mendownload aplikasi bisnis online Opaper yang siap membantumu menyusun RAB secara efektif dan akurat.
Opaper menyediakan fitur point of sale (POS) yang mendukung sistem kasir digital, fitur kelola produk dan inventori, laporan penjualan, pembayaran digital dan lain sebagainya. Jadi, dengan Opaper, kamu bisa lebih mudah membuat RAB yang efektif.
