Apa itu Invoice: Jenis, Manfaat dan Cara Membuatnya

Invoice, sejatinya, tidak hanya sekadar daftar tagihan. Ia adalah alat komunikasi yang sangat penting dalam transaksi bisnis, yang melibatkan kedua belah pihak, yaitu penjual dan pembeli. Dalam dunia bisnis atau perdagangan, invoice berfungsi sebagai bukti nyata tentang barang atau jasa yang disediakan oleh penjual kepada pembeli, lengkap dengan rincian harga dan ketentuan lainnya.

Namun, invoice juga memiliki peran yang lebih dalam dalam menjaga transparansi keuangan, membantu perusahaan memenuhi kewajiban pajak, dan memberikan kejelasan tentang setiap aspek transaksi.

Selama ini, invoice telah menjadi elemen yang tak terpisahkan dalam operasi bisnis. Bagi penjual, ini adalah alat penting untuk memastikan pembayaran tepat waktu dan menjaga arus kas yang sehat. 

Bagi pembeli, invoice memberikan panduan yang jelas tentang apa yang mereka bayar dan kapan harus membayar. Dengan demikian, penting untuk memahami semua aspek invoice, dari cara membuatnya dengan benar hingga bagaimana menjaga agar klien membayar tepat waktu. 

Meskipun penggunaan invoice sudah umum, banyak orang yang belum familiar dengan cara membuat invoice yang benar. Untuk membuat invoice yang efektif, Anda perlu memahami dengan lebih mendalam tentang apa itu invoice.

Dengan pemahaman yang lebih baik tentang invoice, Anda dapat membuat invoice yang paling sesuai dengan jenis bisnis Anda. Silakan simak artikel ini yang akan membahas invoice secara lengkap.

Apa Itu Invoice?

Invoice, dalam konteks bisnis, merupakan sebuah dokumen penting sebagai bukti resmi terjadinya sebuah transaksi antara penjual dan pembeli. Dalam istilah sederhana, invoice dapat dianggap sebagai sebuah daftar tagihan yang disampaikan oleh penjual kepada pembeli sebagai langkah terakhir dalam proses jual-beli. Namun, peran invoice tidak sebatas itu. 

Invoice mencatat detail-detail transaksi dengan lengkap, seperti jenis barang atau jasa yang diberikan, jumlah yang dibeli, harga satuan, dan total harga yang harus dibayar oleh pembeli. Selain itu, dokumen ini juga mencantumkan informasi-informasi kunci seperti nama penjual, nama pembeli, nomor invoice yang unik, tanggal transaksi, serta tujuan pengiriman produk atau jasa. Semua data ini sangat penting untuk menciptakan transparansi dalam setiap transaksi bisnis.

Invoice tidak hanya menjadi alat bukti yang membantu menghindari potensi perselisihan, tetapi juga menjadi pedoman yang jelas bagi pembeli dalam melakukan pembayaran sesuai dengan ketentuan yang tertera. Dengan kata lain, invoice adalah perangkat yang memungkinkan penjual dan pembeli untuk memahami dan memenuhi kewajiban masing-masing dalam sebuah transaksi bisnis.

Cara Membuat Invoice?

Setelah Anda memahami apa itu invoice, Anda dapat mulai membuatnya. Membuat invoice adalah langkah penting, dan Anda perlu memperhatikan beberapa hal. Berikut adalah cara membuat invoice yang benar:

Bagian Atas:

1. Judul "Invoice" untuk menandai bahwa itu adalah dokumen invoice.
2. Nama perusahaan dan logo perusahaan.
3. Nomor invoice.
4. Nama penjual dan pembeli.
5. Tanggal transaksi.
6. Tujuan pengiriman.

Bagian Tengah:

Anda dapat membuat tabel yang berisi:

• Nomor.
• Nama produk.
• Jumlah produk.
• Deskripsi.
• Harga satuan.
• Harga subtotal produk.
• Baris untuk PPN.

Bagian Bawah:

Di bagian bawah, Anda dapat mencantumkan:

• Ongkos kirim, jika ada.
• Biaya lain, seperti asuransi barang.
• Total pembayaran.
• Tempat, tanggal, tanda tangan, dan nama lengkap klien.

Sekarang, Anda telah memahami apa itu invoice dan dapat membuatnya dengan mudah. Jika Anda sedang mencari hunian di Sawangan, Depok dengan anggaran di bawah Rp700 juta, Anda dapat mengecek daftar properti yang tersedia.

Baca: Cara Membuat Aplikasi Kasir di Excel: Panduan Lengkap

Poin-Poin yang Wajib Ada di Invoice

Bentuk invoice bisa bervariasi, tetapi terdapat beberapa hal penting yang harus dicantumkan dalam invoice, seperti tanggal transaksi, nomor invoice, nama penjual dan pembeli, rincian produk, diskon (jika ada), pajak, tanda tangan, dan nama perusahaan penjual.

Jenis-Jenis Invoice

Dalam dunia bisnis, invoice dapat dibagi menjadi tiga jenis tergantung pada jenis transaksi perusahaan:

1. Invoice Biasa/Konvensional: Digunakan dalam transaksi jual beli sederhana dan mencakup item yang dibeli, jumlah, harga satuan, dan total harga.
2. Invoice Proforma: Bersifat sementara dan digunakan saat pembayaran dilakukan secara bertahap atau ketika pengiriman barang dilakukan secara berkala.
3. Invoice Konsuler: Digunakan dalam transaksi perdagangan internasional dan memerlukan cap khusus sebagai tanda sah.

Manfaat Invoice

Invoice bukan hanya berperan sebagai faktur penagihan kepada klien, namun juga memiliki banyak manfaat lain yang sangat berarti dalam dunia bisnis. Selain menjadi alat untuk meminta pembayaran, invoice juga berfungsi sebagai bukti legalitas yang sah, mencatat keluar-masuk pesanan dengan rinci, menjadi alat penting dalam pencatatan produksi, serta menjadi bagian integral dalam proses pencatatan keuangan perusahaan.

Contoh Invoice

Berikut adalah contoh invoice yang dapat Anda gunakan sebagai referensi dalam membuat invoice bisnis Anda.

Sumber jurnal.id

Perbedaan Invoice dengan Nota dan Kwitansi

Invoice, nota, dan kuitansi adalah bukti pembayaran yang berbeda. Invoice adalah dokumen transaksi yang mencatat penjualan sebelum pembayaran, sementara nota adalah tanda bukti pembayaran kontan setelah pembayaran dilakukan. Kwitansi mirip dengan nota, tetapi memiliki tanda tangan penerima uang.

Tips Agar Invoice Cepat Dibayar Klien

Untuk memastikan invoice Anda segera dibayar oleh klien, Anda dapat mengikuti beberapa tips, seperti mengirim invoice segera setelah pengiriman barang, menentukan tenggat waktu pembayaran, memberikan reward bagi pembayaran tepat waktu, memberikan alternatif cara pembayaran, mengirimkan pesan pengingat, dan lainnya.

Semoga penjelasan lengkap mengenai invoice ini bermanfaat bagi bisnis Anda. Dengan pemahaman yang baik tentang invoice, Anda dapat membuat invoice yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda dan memastikan kelancaran keuangan perusahaan Anda."

Membuat invoice bisa menjadi tugas yang terkadang memakan waktu dan cukup rumit jika dilakukan secara manual. Namun, kini ada solusi yang lebih praktis dan efisien. Aplikasi Opaper hadir dengan sebuah tool gratis yang memudahkanmu untuk membuat invoice tanpa kesulitan berarti. Terlebih lagi, jika bisnismu berfokus di bidang Food and Beverage (F&B), Opaper App memiliki template Excel khusus untuk invoice coffee shop yang bisa kamu manfaatkan secara gratis.

Dengan menggunakan template Excel untuk invoice coffee shop dari Opaper App, kamu dapat dengan mudah menciptakan invoice yang lebih rapi dan terstruktur. Hal ini tidak hanya mempermudah dalam manajemen keuangan bisnismu, tetapi juga meningkatkan kualitas layanan kepada pelanggan. Dengan invoice yang teratur dan jelas, pelanggan akan merasa lebih percaya dan puas dengan transaksi mereka. Jadi, manfaatkanlah kemudahan ini untuk meningkatkan efisiensi dalam bisnismu.